Desk Sharing

Vom Einzelbüro bis zum Desk Sharing - die Arbeitswelt ist nicht erst seit Corona im Wandel. Durch die Digitalisierung und agile Arbeitsmethoden verändert sich nicht nur wie wir arbeiten, sondern auch wo wir arbeiten. Der klassische Arbeitsplatz im Büro verliert immer mehr an Bedeutung, gleichzeitig nehmen moderne Bürokonzepte, die einen offenen und kreativen Austausch ermöglichen, immer mehr zu.

Das übergeordnete Ziel vom Desksharing (auch Hot Desking, Shared Desk, Flexible Office) besteht darin, die Flexibilität bei der Arbeit zu erhöhen. Das Personal arbeitet nicht mehr an festen Plätzen, sondern da wo gerade ein Schreibtisch frei ist. Der Schreibtisch ist nur solange zu besetzen, wie an ihm gearbeitet wird. Die persönlichen Gegenstände können in Rollcontainern oder Schließfächern aufbewahrt werden. Geht ein Mitarbeiter in die Pause oder zum Mittag, ist der Platz zu räumen. Bekannt wurde das Bürokonzept von Silicon Valley Unternehmen wie Google und Facebook; mittlerweile setzen renommierte deutschen Firmen wie Lufthansa, Siemens oder der ADAC ebenfalls auf das Desk Sharing.

Vorteile und Nachteile von Desk Sharing

Platz & Kosten sparen: Mit Desk Sharing können Unternehmen Kosten sparen. Mitarbeiter suchen sich jeden Tag aufs Neue einen Arbeitsplatz, womit vorhandene Arbeitsplätze optimal ausgenutzt werden. Ungenutzte Flächen / Arbeitsplätze (zum Beispiel durch Urlaub, Krankheit, Wegfall der Stelle) werden besser genutzt. Die Gefahr, dass Unternehmen viel zu große Büroflächen anmieten, wird minimiert und Kosten können gespart werden. Auch Führungskräfte werden von dem Konzept nicht ausgeschlossen, womit eigene Büros entfallen und Hierarchien abgeflacht werden.
Flexibilität & Austausch: Desk Sharing ist für agile Arbeitsweisen optimal geeignet und ermöglicht Mitarbeitern, Arbeitsplätze flexibel und nach Bedarf zu nutzen. Der Austausch zwischen den Mitarbeitern wird durch den täglichen Wechsel des Arbeitsplatzes gefördert. Dadurch entstehen Gespräche mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen, wodurch Herausforderungen und Bedürfnisse besser kennengelernt und vom gegenseitigen Wissen profitiert werden kann. Mit den wechselnden Arbeitsplätzen soll Eintönigkeit der Vergangenheit angehören und die Motivation gesteigert werden.
Marke & Firmenimage: Desk Sharing verbinden viele Menschen mit Agilität und moderner Arbeitsatmosphäre. Das Bürokonzept kann dazu dienen, das eigene Markenimage zu verbessern. Immer mehr und vor allem junge Menschen wollen in einer innovativen Firma arbeiten, die flexible Arbeitskonzepte anwendet.

Routine: Viele Angestellte wissen einen wechselnden Arbeitsplatz zu schätzen. Bei einigen kann das Desk Sharing aber auch zu Unruhe und Unsicherheit führen. Die morgendliche Suche nach dem Arbeitsplatz und kein eigener Bereich sind für einige Angestellte nicht geeignet und damit eher ein Stressfaktor. Arbeitgeber müssen diese Tatsache entsprechend berücksichtigen und abwägen, welche “Personengruppe“ überwiegt. Vor der Einführung des Desk Sharings ist eine Testphase und die Einbeziehung der Mitarbeiter ein klares Muss. Eine weitere Variante ist/wäre sich für eine App zu entscheiden, welche ein schnelles Buchen bereits von zu Hause ermöglicht (siehe Bachmann iotspot).
Produktivität: Die Produktivität kann leiden, da der Tag stets mit der Suche nach einem Arbeitsplatz beginnt. Anschließend wird der Laptop ausgepackt und alles angeschlossen, Unterlagen aus der Tasche geholt, Schreibtisch und Bürostuhl angepasst und erst dann mit der Arbeit begonnen. In der Mittagspause muss dann alles wieder abgebaut und nach dem Mittag ein neuer Platz gesucht werden. Das kann Zeit kosten und die Produktivität entsprechend nachlassen.
Teamzusammenhalt: Das Desk Sharing fördert den abteilungsübergreifenden Austausch, kann jedoch den Zusammenhalt in dem eigenen Team minimieren. Beim Desksharing ist es deshalb besonders wichtig, das eigene Team im Auge zu behalten und mit Meetings das Teamgefüge zu optimieren.

Bachmann iotspot - Arbeitsplatz buchen per App

Damit die Suche nach einem freien Arbeitsplatz schnell und einfach vonstattengeht, bieten sich verschiedene Apps an. Bachmann hält mit der smarten App von iotspot die Lösung für das schnelle Buchen und Reservieren von Arbeitsplätzen parat. Iotspot wird in einem Design Anschlussfeld oder einer Mehrfachsteckdose, wie der Bachmann DESK 2 Steckdosenleiste, integriert. Das Resultat der Kombination ist ein smartes Arbeitsplatzmanagement gepaart mit einem Design Anschlussfeld, welche dem Mitarbeiter zum Beispiel Stromanschlüsse und USB Ports zur Verfügung stellt.

2 in 1: Anschlussfeld + Arbeitsplatzmanagement
Facility Dashboards
Keine Einbindung in IT-Netzwerk notwendig
Schnelles und einfaches Setup
Intuitive App
Maße: ab 155x85x100 mm
Material: Profil: Aluminium, Steckdose: Kunststoff
Tischplattenstärke: 10-40 mm
Farben: Inox, Weiß, Schwarz

Buchen. Zum schnellen und unkomplizierten Suchen und Buchen von Arbeitsplätzen oder Meeting Räumen muss lediglich die iotspot App geöffnet werden, was auch bereits von zu Hause oder auf dem Weg zur Arbeit erfolgen kann. Sogleich werden freie Plätze angezeigt und können reserviert / gebucht werden. Wird der Arbeitsplatz verlassen oder doch nicht benötigt, kann er per App ganz einfach ähnlich einem Raummanager / Raum Buchungssystem storniert werden. Tische können zudem statt mit der Bachmann Steckdosenleiste samt iotspot Modul auch mit einem NFC-Aufkleber versehen werden. Der Sticker dient der Identifizierung der Tische. Schreibtische können damit in der App gebucht oder auch blockiert werden (zum Beispiel um Abstände wegen der Covid-19 Pandemie einzuhalten). Die App ermöglicht weiterhin die Suche nach Kollegen. Verschiedene Standorte (egal ob Gebäude oder Stockwerke) sind für die Arbeitsplatz App / Software kein Problem. Neben der Standardansicht kann zur Visualisierung der freien Arbeitsplätze auch eine detailliertere Kartenansicht gewählt werden.

Setup. Die Bachmann Anschlussfelder müssen nicht in das bestehende IT Netzwerk eingebunden werden, wodurch ein schnelles Setup ermöglicht wird. Unternehmen profitieren von der akkuraten Erhebung relevanter Nutzerdaten, visualisierten Fakten sowie der Einhaltung der DSGVO. So erhalten Unternehmen und die Facility Manager datenschutzkonform einen schnellen Überblick über die Auslastung der Arbeitsplätze und Meetingräume und lassen sich ungenutzte Plätze sowie Überbelegungen anzeigen. Neben der Raumauslastung zeigt iotspot auch das Raumklima an. Das iotspotModul ist auf Wunsch in folgenden Bachmann Anschlussfeldern einsetzbar: DESK, DESK RAIL, CONFERENCE, TOP FRAME, CONI und POWER FRAME.

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Bachmann Independent Workplace - Kabelloser, mobiler Arbeitsplatz

Mobil dank kabellosem Aufbau
Maximiert Flexibilität und Spontanität
Einfacher Wechsel der Arbeitssituation
Geeignete Tischanschlussfelder
Montage der Komponenten an verschiedenen Materialien möglich

Durch neue Bürokonzepte (Co-Working, Desk Sharing, New Work), agile Prozesse und wechselnde Team entstehen schnell neue Ideen. Statische Büromöbel können die Entfaltung und Weiterentwicklung der Ideen dann jedoch behindern. Durch den Einsatz von flexiblen Arbeitsplätzen werden starre Schreibtisch Strukturen im Büro aufgehoben.

Der smarte Independent Workplace von Bachmann wird den Anforderungen an moderne Bürokonzepte, wie dem Desk Sharing, gerecht. Projektbasiert und flexibel lassen sich die autarken Arbeitsplätze zusammenstellen. Der Bachmann Independent Workplace ist durch ein innovatives Batteriespeichersystem unabhängig vom Stromnetz. Das Verlegen von Stromkabeln und Suchen nach der nächsten Steckdose entfällt. Der Akku unter der Tischplatte bietet Strom für Laptop, Monitor, Lampe, elektrische Höhenverstellbarkeit des Schreibtisches, Smartphone und Tischanschlussfeld für ca. acht Stunden. Über Nacht wird der Akku an dem Ladegerät aufgeladen und am Morgen schnell und einfach in die Docking Station eingerastet. Alle angeschlossenen Geräte werden über acht Stunden mit Energie versorgt – ohne Steckdose und Kabelsalat. Der kabellose Arbeitsplatz kann schnell und einfach durch Rollen an dem Schreibtisch zum gewünschten Ort bewegt werden. Es entstehen agile Arbeitsplätze.

Der autarke / stromunabhängige Arbeitsplatz von Bachmann ermöglicht eine flexible Raumnutzung und basiert auf einem Baukastensystem. Die Basis des mobilen Independent Workplace ist das Systemkit, welches aus einem Akku, der Docking Station und einem Multi-Converter besteht. Die Montage an dem bestehenden Tisch (egal ob Schreibtisch oder Steh Sitz Tisch) ist einfach. Akku und Ladegerät. Ergänzt werden kann der autarke Schreibtisch zum Beispiel durch ein Tischanschlussfeld (zum Beispiel mit USB-C), einen 27“ Monitor, eine Monitorhalterung, USB und HDMI-Kabel.

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Desk Sharing umsetzen – Tipps & Regeln

Einheitliche Arbeitsplätze: Damit jeder Angestellte überall problemlos arbeiten kann, sollte jeder Arbeitsplatz identisch aufgebaut sein und zum Beispiel über eine Dockingstation, gut erreichbare Steckdosenleiste mit USB / HDMI Anschluss, einen Bildschirm und eine externe Tastatur verfügen. So kann der Mitarbeiter den Laptop schnell anschließen und mit der Arbeit loslegen.
Raum für Privates: Der Arbeitsplatz im Büro wird meist mit privaten Gegenständen „heimeliger“ gestaltet. Damit das Desk Sharing gelingen kann, benötigen die Mitarbeiter einen Stauraum, damit sie die eigenen Sachen lagern können, ohne andere damit zu behindern. In Frage kommen zum Beispiel Rollcontainer oder Spinde.
Höhenverstellbare Tische und Stühle: Für einen ergonomischen Arbeitsplatz sind individuell einstellbare Tische und Stühle nötig, welche die Mitarbeiter für sich schnell und einfach anpassen können. Mit höhenverstellbaren Steh Sitz Tischen können gesundheitliche Beschwerden präventiv begegnet werden. Optimaler Weise wird ein Sicherheitsbeauftragten hinzugezogen, der das Personal einmal jährlich schult.
Clean Desk Policy: Niemand möchte benutzte Kaffeetassen oder liegengelassene Unterlagen auf einem freien Arbeitsplatz vorfinden. Entsprechend gilt die Devise, den Arbeitsplatz so zu hinterlassen, wie man ihn gerne vorfinden möchte.
Datenschutz: Sensible Daten gilt es, nicht erst seit dem Inkrafttreten der DSGVO, zu schützen. Für Personen wie Justiziare oder Rechtsexperten könnte ein abschließbarer Raum für archivierte Unterlagen bereitgestellt oder eine Ausnahme vom Desk Sharing gemacht werden. Gespräche mit den Personen ergeben, welche Maßnahmen in solchen Fällen am sinnvollsten sind.

Für welches Unternehmen ist Desk Sharing sinnvoll?

Desk Sharing lohnt sich grundsätzlich für ein Unternehmen, wenn:

Mitarbeiter zeitlich flexibel arbeiten
es viele Mitarbeiter gibt, die viel extern tätig sind (beim Kunden oder im Außendienst); deren Arbeitsplätze würden sonst leer stehen.

Treffen diese Punkte zu, ist Desk Sharing prinzipiell geeignet. Vor der Entscheidung ob Desk Sharing in dem Unternehmen eingeführt wird, sollten Mitarbeiter und ggfs. der Betriebsrat befragt werden. Mitarbeiter könnten sich sonst übergangen fühlen, was Auswirkungen auf die Arbeitsmotivation hat. Die Einbindung des Betriebsrates ist nach einem Gerichtsbeschluss des Arbeitsgerichts Frankfurt erforderlich.